Als er één toepassing van AI is die we elke ondernemer in Twente aanraden om als eerste te proberen, is het deze: een eerste versie van een offerte of een terugkerende klantmail laten opzetten door ChatGPT. Niet glamoureus, wel direct nuttig.

In onze gesprekken met installateurs, advocaten en groothandels in de regio hoorden we het cijfer steeds terugkomen. Een offerte die normaal drie kwartier kostte, is met een goede aanpak in tien tot vijftien minuten klaar. Wat dat oplevert per maand verschilt, maar de richting is consistent. Onafhankelijk onderzoek van de Federal Reserve Bank of St. Louis vond in 2025 dat werknemers die generatieve AI gebruiken gemiddeld 5,4 procent van hun werkuren besparen. Eén op de vijf van die gebruikers bespaart vier uur of meer per week. Voor een MKB-eigenaar die zelf offertes en mails opstelt, zit de winst precies in dit soort terugkerend tekstwerk.

De opzet in één alinea

Je hebt drie dingen nodig. Een abonnement op ChatGPT Plus (rond de 23 euro per maand, zakelijk ongeveer 30 euro per gebruiker), drie tot vijf eerdere offertes of mails die representatief zijn voor jouw toon, en vijftien minuten om de eerste prompt op te bouwen. Daarna is de werkstroom: nieuwe klantvraag binnen, in ChatGPT plakken, eerste versie genereren, zelf prijzen invullen, controleren, versturen.

Voor wie nog kiest tussen tools: in ChatGPT, Claude of Copilot leggen we uit waarom we ChatGPT Plus als standaard aanraden voor dit soort werk. Claude doet het minstens zo goed, alleen is de gebruikerservaring iets minder geschikt als je net begint.

De prompt die echt werkt

Het geheim zit niet in de tool, maar in de prompt. Vakbroers in de prompt-engineering noemen dit few-shot prompting: je geeft het model een paar concrete voorbeelden van wat je wil, en het model imiteert de toon. Het werkt aantoonbaar beter dan instructies zoals “schrijf zakelijk” of “houd het kort”. Een model leert toon uit voorbeelden, niet uit bijvoeglijke naamwoorden.

Een werkende basisprompt voor offertes ziet er ongeveer zo uit. Kopieer deze, vul de vierkante haken in, en je hebt een startpunt:

Schrijf een eerste versie van een offerte voor [klant + situatie, twee of drie zinnen]. Toon en opbouw zoals deze drie eerdere offertes: [voorbeeld 1], [voorbeeld 2], [voorbeeld 3]. Prijzen vul ik zelf in. Houd het op één A4. Eindig met een korte alinea over geldigheidsduur en hoe ze akkoord kunnen geven. Schrijf in het Nederlands, met “u” tenzij ik in de briefing “je” gebruik.

De crux zit in die drie voorbeelden. Geen twee, geen één, en niet zomaar je laatste offerte. Kies bewust drie die de breedte van jouw werk dekken: een grote klus, een kleine, en eentje voor een terugkerende klant. Het model haalt daar de gemiddelde toon uit. Studies naar few-shot prompting tonen consistent aan dat de kwaliteit van de output sterk afhangt van de kwaliteit en variatie van de voorbeelden.

Projects: je voorbeelden één keer uploaden

Wat we onhandig vinden aan de bovenstaande aanpak: je plakt elke keer dezelfde drie voorbeelden in. Voor wie er serieuzer mee aan de slag wil, is er sinds 2024 een betere oplossing. Zowel ChatGPT als Claude bieden iets dat heet Projects. Je maakt eenmalig een project aan, uploadt je drie offerte-voorbeelden plus een korte tekst over je bedrijf (wat je verkoopt, hoe je klanten aanspreekt, welke standaardvoorwaarden je hanteert), en vanaf dat moment heeft elk gesprek in dat project die context.

ChatGPT Projects en Custom GPTs zitten allebei in het Plus-abonnement van 23 euro per maand. Voor de meeste MKB-ondernemers is Projects voldoende. Custom GPTs zijn handig als je iets wil delen met meerdere collega’s of als je een werkstroom zoals een offerte-bot wil openstellen voor je personeel; daarvoor is doorgaans het zakelijke abonnement nodig. Claude Projects werkt vergelijkbaar en doet het in onze ervaring iets natuurlijker met langere documenten. Beide goed; allebei kunnen ze nu wat een halfjaar geleden alleen via maatwerk lukte.

Voor terugkerende e-mails

Hetzelfde principe werkt voor de tien tot twintig standaardvragen die elke week binnenkomen. “Kun je een opname inplannen”, “wat is de levertijd naar Hengelo”, “wat zijn jullie tarieven voor onderhoud”. Verzamel van elke vraag drie van je beste eerdere antwoorden, zet ze in een Project of bovenaan een prompt, en laat het model nieuwe antwoorden opstellen.

In de praktijk ligt de tijdwinst bij dit soort mails niet in de schrijftijd alleen, maar in het wegnemen van de leeg-pagina-frictie. Het is sneller om iets goed te keuren dan om iets vanaf nul te schrijven. Onze observatie sluit aan op breder onderzoek: het zijn de mensen die generatieve AI dagelijks gebruiken, niet incidenteel, die het verschil zien. Eén dag per week is te weinig om er goed in te worden.

Waar het niet werkt

Een paar grenzen, zodat je er niet tegen op loopt.

  • Prijzen vult de AI niet correct in. Verwacht het niet, laat ze leeg, vul ze zelf in.
  • Voor nieuwe diensten waar je nog geen voorbeelden van hebt, valt de hele aanpak weg. De prompt heeft drie voorbeelden nodig. Geen voorbeelden, geen toon.
  • Voor juridisch gevoelige correspondentie (incasso, klachten, conflicten) blijft het mensenwerk. Een eerste versie kan helpen, maar laat een ervaren collega meelezen.
  • Voor klantdata moet je opletten. Wat je in een gratis tool plakt kan voor training worden gebruikt. Met een betaald zakelijk abonnement plus verwerkersovereenkomst is het werkbaar. Details staan in AI en de AVG.
  • De tooncloning is goed, maar niet feilloos. Lees elke offerte vóór verzending. AI mist soms het detail dat een klant in het laatste gesprek expliciet om een andere garantieperiode vroeg.

Hoe je morgen begint

Vier stappen, in deze volgorde:

  1. Pak één type tekst dat je deze maand minstens vier keer schrijft. Offertes, standaardmails, samenvattingen, het maakt niet uit.
  2. Verzamel drie goede voorbeelden uit het verleden. Zet ze in één document.
  3. Open ChatGPT Plus, maak een Project aan, upload het document, plak de prompt uit dit stuk in de project-instructies.
  4. Gebruik het twee weken voor elke nieuwe situatie van dat type. Houd in een notitie bij hoeveel tijd het kost, of het kwalitatief vergelijkbaar of beter is, en waar het misgaat.

Na twee weken weet je of het iets voor jou is. Niet omdat een marketingblog dat belooft, maar omdat je het zelf hebt gemeten. Dat is hoe we iedereen aanraden om met AI te beginnen: één taak, twee weken, dan beslissen.